Zamknięcie ksiąg rachunkowych spółki akcyjnej, sporządzenie bilansu otwarcia spółki akcyjnej w likiwdacji
Z chwilą otwarcia likwidacji spółki akcyjnej zachodzi konieczność formalnego zamknięcia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z art. 12 ustawy o rachunkowości (moment otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych), księgi rachunkowe zamyka się na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości, a otwiera na dzień rozpoczęcia likwidacji lub ogłoszenia upadłości. W praktyce oznacza to sporządzenie sprawozdania finansowego za okres od początku roku obrotowego do dnia poprzedzającego otwarcie likwidacji. Zamknięcie ksiąg rachunkowych spółki podlega zatwierdzeniu przez walne zgromadzenie akcjonariuszy zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych. Uchwała zatwierdzająca to sprawozdanie ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego odzwierciedlenia sytuacji majątkowej i finansowej spółki w dniu przejścia w stan likwidacji.
Równolegle z zamknięciem ksiąg operacyjnych powstaje obowiązek sporządzenia bilansu otwarcia likwidacji, który stanowi podstawę nowej ewidencji księgowej. Bilans otwarcia należy opracować na dzień rozpoczęcia likwidacji i uwzględnić w nim wszystkie składniki aktywów i pasywów w wycenie możliwie najbardziej rzetelnej. Wymaga to dokonania odpisów aktualizujących oraz przeszacowania niektórych składników majątkowych. W bilansie tym odzwierciedla się zarówno środki trwałe i obrotowe, rezerwy, zobowiązania wobec wierzycieli oraz kapitał (ujemny lub dodatni) przypadający akcjonariuszom. Bilans otwarcia likwidacji, podobnie jak sprawozdanie finansowe za okres przed likwidacją, musi zostać przedstawiony walnemu zgromadzeniu do zatwierdzenia. Bez formalnego przyjęcia tych dokumentów nie można kontynuować ewidencji w okresie likwidacji ani składać kolejnych wniosków do KRS.
Przygotowanie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego przed likwidacją oraz bilansu otwarcia likwidacji pełni jednocześnie funkcję kontrolną i dokumentacyjną. Dokumenty te umożliwiają akcjonariuszom oraz organom nadzoru weryfikację, czy likwidatorzy prawidłowo zidentyfikowali i wycenili majątek spółki oraz czy w terminie dokonano wszelkich niezbędnych czynności formalnych. Dopiero po zatwierdzeniu sprawozdania i bilansu otwarcia można przystąpić do realizacji kolejnych etapów likwidacji, takich jak ściąganie należności, regulowanie zobowiązań, upłynnienie aktywów oraz sporządzanie sprawozdań okresowych w trakcie likwidacji aż do momentu wykreślenia spółki z rejestru przedsiębiorców.